Project Management: las técnicas y metodologías que se aplican en la dirección de proyectos

A menudo se describe al project manager como un facilitador de proyectos de arquitectura o urbanismo, porque sus tareas son muchas y parecidas a las de un arquitecto. Y, a veces, el arquitecto lleva a cabo numerosas actividades de gestión del proyecto

En la actualidad se rehabilita más que se construye, por lo que la dirección integrada de proyectos o project management es una de las competencias con mayor salida profesional. Esto lleva a los arquitectos a sacar partido de su experiencia y a formarse para complementar sus conocimientos técnicos y lograr unas habilidades necesarias en determinados ámbitos. 

Una formación que implica controlar conceptos y metodologías como las siguientes.

Control del alcance: desviarse del objetivo

A veces los proyectos se desvían, de forma injustificada, de su objetivo, sin tener en cuenta el Plan de Proyecto o incluso los motivos esenciales por los que el proyecto se organizó.

“Es una cuestión de equilibrio, ya que si una persona creativa aporta una idea nueva que mejora el proyecto y no lo pone en riesgo, el project manager no debería negarse”, explica Jordi Teixidó, codirector del posgrado en Project Manager de la Escola Sert. 

Teixidó añade sobre este concepto “hay que gestionarlo muy bien en los proyectos predictivos y es algo que los arquitectos conocen bien, ya que están acostumbrados a que se produzcan cambios en  los documentos básicos de un proyecto”.

Lo fundamental, reitera, es vigilar la planificación e intentar ser flexibles en el alcance y la entrega. Metodologías como Agile  Lean y Last Planner son de gran utilidad para gestionar la variabilidad, muchas veces inevitable, de las expectativas.

Cost Performance Index (CPI): el indicador del coste

El CPI es el cálculo del índice de desempeño del cronograma. Se conoce a partir de la división entre el valor ganado y el valor planeado.

Para ejemplificar, imaginemos el siguiente escenario:

Si en la planificación de una obra tenemos un presupuesto de 20.000 euros para construir 20 pisos en una fase de tres meses de duración y al final construimos 25, nos hemos adelantado al cronograma pero habremos incurrido en un mayor gasto, pongamos de 32.000 euros, porque se habrán contratado a más profesionales. 

Para obtener el CPI, hay que calcular la fracción entre el valor de lo ejecutado sobre lo devengado. En este caso 250,000/320,000 = 0,78. Una variación del 22% en costes.

Otro concepto ligado al CPI es el Schedule Performance Index (SPI). Está más relacionado con el coste previsto del total de las obras que se ejecutarán en el transcurso del año que durará el proyecto. En este caso, 1,25, es decir un adelanto en plazos del 25%.

“Ambos son importantes pero interpretables. Aunque en el ejemplo citado el CPI sea negativo porque hemos incurrido en un mayor gasto, al haber ejecutado más viviendas antes de plazo podemos empezar a alquilarlas y sacarles un rendimiento antes de lo previsto, por lo que habitualmente un SPI positivo compensa un CPI negativo”, matiza Teixidó.

Critical Path Method (CPM): la estimación del cronograma

Este método, traducido como ruta crítica, identifica las tareas más importantes del cronograma de un proyecto, detecta sus dependencias y duración de cada tarea.

“Así sabremos qué tareas no pueden dilatarse para no retrasar el conjunto del proyecto y cuáles tienen tiempos de entrega más flexibles. Dentro de la categoría de tareas, las hay más cortas y más largas y todas ellas junto sus dependencias definen la duración del proyecto”, resume Teixidó.

Project Portfolio Management: gestionar la capacidad para realizar proyectos

Cuando nos embarcamos en un proyecto, descartamos otros, es ley de vida. Por lo tanto, es esencial gestionar el portafolio para identificar, priorizar y crear estrategias que ayuden en la toma de decisiones, de manera integral, sobre qué proyectos podemos asumir y cuáles podemos descartar.

“Muchas empresas se embarcan en proyectos sin conocer su capacidad real para llevarlos a cabo. Por lo tanto, la gestión del portafolio nos permite saber a qué estamos dedicando nuestros recursos y, si somos proactivos, podremos ir más allá y planificar qué capacidad tendremos a medio plazo para aceptar nuevos proyectos”,  explica Teixidó.

Softwares para project managers, un mercado interminable

“Lo importante es que el proceso dirija a la herramienta, no al revés. De hecho, en el posgrado enseñamos a los alumnos a hacerlo todo a mano para que puedan interpretar con claridad las funciones que realizan estos softwares”, dice Teixidó. Todo un ejemplo de cómo potenciar las habilidades de un project manager.

Algunos de los softwares más utilizados entre los project managers son:
 

• Primavera y Microsoft Project, para los proyectos predictivos.
   
• Atlassian, y su JIRA, es habitual en proyectos Agile.
   
• TCQ, de obligado cumplimiento para la entrega de proyectos a concurso en Catalunya y que también contempla la partida relacionada con el presupuesto.
  
  Sobre este último, Isidre Roca, codirector del mencionado posgrado de la Escola Sert, explica que lo ha desarrollado el Instituto de Tecnología de la Construcción de Cataluña – ITeC. “En su momento fue muy innovador para la redacción de proyectos, mantener un control económico y generar un control de calidad. Pero yo personalmente no lo utilizaría para la gestión de proyectos integral”, aclara.
   
• Asana, Monday o Planner, para gestionar las distintas tareas que forman parte de un proyecto.

Certificaciones, una inversión profesional

El Project Management Institute (PMI) emite una serie de certificaciones, entre las que destaca, según los directores del posgrado, la certificación Project Management Professional (PMP)®. Teixidó explica que se necesita un mínimo de seis meses para obtenerla, pero su valor radica en que está más enfocada en la práctica que en la teoría. 

“Te permite resolver situaciones reales y es transversal, ya que acredita que un profesional, sea del campo que sea, tiene conocimientos competentes y buenas prácticas en la dirección de proyectos que siguen modelos predictivo y Agile o híbrido, que es la combinación de ambos”, aclara.

Para aquellos perfiles profesionales que quieran certificarse en el entorno Agile, ambos recomiendan Scrum Master, aunque, remarcan, es más simple y sencilla de obtener que la certificación PMP.

Lucía Burbano
Redacción Escola Sert

Para saber más

• Project Management Institute